Si eres autónomo y vendes con datáfono la Ley te obliga a conservar los tickets de venta. ¿Durante cuánto tiempo? ¿Cuál es el método más seguro? En este artículo te explicamos cuáles son tus obligaciones, las consecuencias de no cumplirlas y las alternativas para no tener que almacenar tickets de papel que se acaban borrando, rompiendo o traspapelándose con el tiempo
Son las 23:15. Has cerrado caja, has limpiado la barra y estás a punto de apagar la luz. Sobre el mostrador quedan cinco o seis tiras de papel térmico: los tickets del datáfono de hoy. Los metes en el cajón de siempre, con los de ayer y los de la semana pasada.
¿Cuánto tiempo tienes que guardar esos comprobantes de papel exactamente?
La mayoría de autónomos no lo sabe con exactitud. Algunos guardan todo durante años sin saber si es necesario. Otros los tiran a los tres meses sin saber que están cometiendo una infracción. Pero lo más normal es que acaben borrados, perdidos o dañados. Y eso tiene consecuencias. En este artículo te explicamos lo que dice la normativa sobre guardar los tickets, qué pasa si no los tienes y cómo dejar de amontonarlos en un cajón.
El ticket que imprime tu datáfono cuando un cliente paga con tarjeta no es un papel decorativo. Es un justificante contable. Para Hacienda es uno de los documentos que acredita que esa transacción existió, que se cobró ese importe y que la operación llevaba el IVA correspondiente.
En la práctica, tu gestor lo necesita para cuadrar tus ingresos del período con los movimientos del banco y para preparar el modelo 303 del IVA y el modelo 130 del IRPF. Si los números no cuadran, la primera pregunta que te hace tu gestor es: ¿tienes los tickets del datáfono?
Si no los tienes, hay un problema.
Aquí la respuesta tiene matices, porque conviven dos normativas con plazos distintos:
El plazo fiscal de 4 años es el que marca la AEAT para revisar tus impuestos. Pero el Código de Comercio añade un plazo mercantil de 6 años para toda la documentación de tu actividad. Como los dos plazos conviven, la recomendación práctica de la mayoría de asesores fiscales es conservar tus tickets y facturas durante 6 años.
Desde la fecha de presentación de la declaración en la que incluiste esos documentos. Por ejemplo, los tickets del cuarto trimestre de 2024 -incluidos en el modelo 303 presentado en enero de 2025- deberías conservarlos hasta, como mínimo, enero de 2029 en términos fiscales, o hasta 2031 si aplicas el criterio mercantil.
⏱️ Regla práctica: guarda tus tickets durante 6 años.
El criterio mercantil (6 años) es más conservador y más seguro que el fiscal (4 años). Aplicar el más largo te da cobertura en cualquier escenario. Las circunstancias de cada autónomo son distintas; consulta con tu gestor si tienes dudas sobre tu caso concreto.
No conservar los tickets de tu datáfono no es solo un problema de orden. Es una infracción tributaria.
El artículo 201 de la Ley General Tributaria establece que el incumplimiento de la obligación de conservar facturas, tickets y justificantes se califica como infracción grave. Las consecuencias concretas son:
Y hay un riesgo adicional que nadie menciona: el trabajo extra para tu gestor. Cuando faltan tickets, tu gestor tiene que reconstruir la información de otra forma, cruzando movimientos del banco con registros parciales. Es horas de trabajo que no añaden valor a nadie. Y en muchos casos, son horas que te acaban cobrando a ti.
Los datáfonos imprimen los tickets en papel térmico. Con el tiempo y con el calor, la luz y la humedad el texto se acaba borrando. Un ticket de hace dos años puede estar perfectamente legible o completamente en blanco, según cómo lo hayas almacenado. Si Hacienda te lo pide y no se puede leer, es como si no lo tuvieras.
La buena noticia es que no es obligatorio guardarlos en papel. La Agencia Tributaria acepta expresamente la conservación en formato digital, siempre que garantice tres cosas:
En la práctica, esto significa que puedes fotografiar o escanear tus tickets en papel y guardarlos en formato digital, siempre que el archivo sea legible y esté bien conservado. Pero, claro, si tienes una carnicería y cada día atiendes entre 30 y 150 clientes, ponerse a escanear o hacer fotos a 150 tickets cada día es un engorro.
Si sigues usando el sistema tradicional de papel, éstos son los consejos básicos para no meterte en problemas:
Esta pregunta tiene una respuesta clara: la obligación de conservar la documentación es tuya, no de tu gestoría.
Tu gestor trabaja con la información que tú le proporcionas. Puede ayudarte a organizarla, puede pedirte que se la mandes en un formato concreto y puede aconsejarte sobre los plazos. Pero la custodia de los documentos originales, ya sean en papel o en digital, recae sobre ti como autónomo. Así lo establece la Ley General Tributaria y el Código de Comercio.
Si Hacienda abre una inspección y pide los justificantes, la solicitud te llega a ti. No a tu gestor. Es tu responsabilidad tenerlos y poder entregarlos.
Lo que sí puede hacer tu gestoría es ayudarte a montar un sistema para que esa conservación sea automática y no dependa de que recuerdes digitalizar los tickets cada noche.
Saber que tienes que guardar los tickets 6 años es útil. El problema práctico es otro: ¿cómo lo haces cuando el datáfono emite 50, 100 ó 150 comprobantes al día?
Un taxi que hace 15 carreras diarias acumula más de 5.000 tickets al año. Un bar con mesa y barra puede multiplicar por 10 esa cifra. Guardarlos todos ordenados y legibles durante 6 años es una tarea que en papel se convierte en un problema de espacio, tiempo y organización.
Fotografiarlos y subirlos a Google Photos tampoco es una solución práctica.
La raíz del problema es que el sistema está diseñado para generar papel que luego hay que gestionar: imprimes el ticket, lo guardas, lo digitalizas, se lo mandas al gestor, el gestor lo procesa... Cuatro pasos para algo que debería pasar solo.
Algunos autónomos ya trabajan con sistemas que eliminan ese ciclo desde el origen. El datáfono de Paykit, por ejemplo, registra automáticamente cada transacción, genera la factura simplificada correspondiente y la envía a la gestoría en tiempo real. Sin tickets de papel que digitalizar. Sin cajones llenos de tiras térmicas que se borran. Sin preguntas de tu gestor a final de trimestre. Y sin cambiar de banco ni tu forma de trabajar.
Eso no te exime de la obligación legal de conservar la documentación, pero cuando todo está registrado digitalmente desde el primer cobro, esa obligación se cumple sola.
